Ineffiziente, planlose oder gar unnötige Meetings und eine fehlende Meetingkultur kosten Unternehmen Unsummen an wertvollem Kapital. Als ob das nicht genug ist, entsteht ein viel weitreichenderer Schaden durch einen Motivationseinbruch bei den Mitarbeitenden, die die Lustlosigkeit und Ressourcenverschwendung am eigenen Leib spüren.
Meetingkultur
Erfolgsfaktoren für Meetings
Face-to-Face und online umso mehr
Wir brauchen eine Meetingkultur. Meetings müssen zielgerichteter, kürzer, interaktiver sein und den Zuhörenden einen wirklichen Mehrwert bieten.
- Zweck des Meetings durchdenken
- einzuladende Personen planen
- Unterschiede zwischen Präsenz, online & hybrid berücksichtigen
- Spielregeln aufstellen und befolgen
- Vor- und Nachbereitung gelten für alle
- Soviel Zeit wie nötig, so wenig Zeit wie nötig
- Moderation mit den entsprechenden Kompetenzen
- Austausch der Teilnehmenden durch Interaktionen
Produktivitätseinbußen und Motivationstiefs
durch ineffiziente Meetings
Calls, Telkos, Webkonferenzen, Webmeetings, Dailies, Weeklies, Monthlies. Sie haben eins gemeinsam: Alle sind Online-Meetings. Die Pandemie hat den Trend beschleunig. Dezentrales Arbeiten steht heute an der Tagesordnung. Teile der Mitarbeitenden sind im Büro, viele an anderen Standorten und etliche im Homeoffice.
Egal ob die Meetings operativer Art für Besprechungen und Abstimmungen oder informativer Art für Kundgebungen sind, meist stiften sie keinen Mehrwert im Vergleich zur reinen Präsentation, sind langweilig und nicht interaktiv. Wir empfinden Webkonferenzen deshalb häufig als Pflichtveranstaltung, Zeitverschwendung und Berieselung.
In der Folge kommt es zu Ablenkungen, E-Mails werden geschrieben, es wird gechattet, es wird nicht zugehört.
Damit gehen wertvolle Ressourcen verloren.
Motivierte Zusammenarbeit
ist ein Muss bei hybridem Arbeiten
Über eine adäquate Form der Zusammenarbeit in Meetings sprechen wir schon, seit es Meetings überhaupt gibt. Gerade heute, wo aufgrund der Herausforderungen des hybriden Arbeitens zusätzliche Belastungen auf ein Minimum reduziert werden sollten, ist es wichtiger denn je, für eine motivierte Zusammenarbeit eine neue Kultur konsequent zu entwickeln und zu leben.
Die schlimmsten Meetingkiller
- Personen, die nichts beitragen
- Themen, die nicht interessieren
- nicht vorhandene Vorbereitung
- Zeitverschwendung
- fehlende Verbindlichkeit
- Überziehung des Zeitplans
Um diese Meetingkiller rückstandslos aus den Meetings zu entfernen, ist ein unternehmensweites Umdenken gefragt und Regeln, zu denen sich alle bekennen.
Wunsch nach Meetingkultur
die für alle verbindlich ist
Eine Studie des Elektronikdienstleisters Barco zeigt: 74 % der Angestellten in Europa wünschen sich klare Ziele für Meetings und dass Meetings beendet werden, wenn diese Ziele erreicht wurden. Gleichzeitig gaben 51 % der Teilnehmer an, dass sie regelmäßig nicht wissen, um was es in Besprechungen geht und was erreicht werden soll. In 55 % der Fälle werden Webkonferenzen auf eine Stunde terminiert, weil dies die Standard-Buchungszeit im jeweiligen Meeting-Buchungstool ist.
Die Studie von Barco zeigt deutlich den Wunsch unter Büroangestellten nach einer Neugestaltung von Meetings und Webkonferenzen, sowie der damit verbundenen technischen Möglichkeiten.
Fazit
Unternehmen sollten ihre Mitarbeitenden bessere Voraussetzungen für Webkonferenzen und Online-Meetings schaffen:
- Bereitstellung moderner Technik
- Neue Webkonferenz-Lösungen
- Sinnvolle Kollaborations-Tools
- Umdenken in der Online-Meetingkultur des Unternehmens
- Gestaltungsspielraum für Mitarbeitende in Meetings
56 % der Meetingzeit unnütz
Meetings in Zahlen
Als unproduktiv empfundene Zeit
Als produktiv empfundene Zeit
8,25 Stunden Arbeitszeit verpuffen täglich
bei einem sechsköpfigen Team
Gehen wir von einer durchschnittlichen Webkonferenz-Dauer von 49 Minuten aus, ergeben sich 27,4 Minuten unproduktiver Zeit pro teilnehmendem Mitarbeiter. Rechnen wir ferner mit einer durchschnittlichen Gruppengröße von 6 Personen und 3 Online-Meetings pro Tag, schauen wir auf knapp 8 1/4 Stunden Arbeitszeit, die nur für diese eine Gruppe pro Tag verloren geht.
ProzessKompass
Das Tool mit kostenlosen Worksheets für bessere Meetings
Entdecken Sie den ProzessKompass mit seinen frei nutzbaren und kostenlosen Worksheets, um Ihr Projekt, Team oder Unternehmen auf einen sicheren Weg zu bringen. Meetings sind der erste Prozess, den wir beleuchten.
Lesen Sie hier mehr zum ProzessKompass oder arbeiten Sie am besten gleich mit an Ihrer Meetingkultur!
Lernen Sie mich kennen
Vielleicht bei einer Tasse Tee oder Kaffee?
Wenn Sie die Zusammenarbeit in Ihrem Team über unsichtbare Grenzen hinweg neu denken wollen, dann lassen Sie uns miteinander ins Gespräch kommen.
Reservieren Sie Ihren persönlichen Kennenlern-Termin mit mir.