Meetingkultur

Ineffiziente, planlose oder gar unnötige Meetings und eine fehlende Meetingkultur kosten Unternehmen Unsummen an wertvollem Kapital. Als ob das nicht genug ist, entsteht ein viel weitreichenderer Schaden durch einen Motivationseinbruch bei den Mitarbeitenden, die die Lustlosigkeit und Ressourcenverschwendung am eigenen Leib spüren.

Erfolgsfaktoren für Meetings

Face-to-Face und online umso mehr

Wir brauchen eine Meetingkultur. Meetings müssen zielgerichteter, kürzer, interaktiver sein und den Zuhörenden einen wirklichen Mehrwert bieten.

  • Zweck des Meetings durchdenken
  • einzuladende Personen planen
  • Unterschiede zwischen Präsenz, online & hybrid berücksichtigen
  • Spielregeln aufstellen und befolgen
  • Vor- und Nachbereitung gelten für alle
  • Soviel Zeit wie nötig, so wenig Zeit wie nötig
  • Moderation mit den entsprechenden Kompetenzen
  • Austausch der Teilnehmenden durch Interaktionen

Produktivitäts­einbußen und Motivations­tiefs

durch ineffiziente Meetings

Calls, Telkos, Web­­kon­­fe­­ren­zen, Web­mee­tings, Dailies, Weeklies, Monthlies. Sie haben eins gemeinsam: Alle sind Online-Meetings. Die Pandemie hat den Trend beschleunig. Dezentrales Arbeiten steht heute an der Tagesordnung. Teile der Mitarbeitenden sind im Büro, viele an anderen Standorten und etliche im Homeoffice.

Egal ob die Meetings operativer Art für Besprechungen und Abstimmungen oder informativer Art für Kundgebungen sind, meist stiften sie keinen Mehrwert im Vergleich zur reinen Präsentation, sind langweilig und nicht interaktiv. Wir empfinden Webkonferenzen deshalb häufig als Pflicht­ver­an­stal­tung, Zeit­ver­schwen­dung und Berieselung.

In der Folge kommt es zu Ablenkungen, E-Mails werden geschrieben, es wird gechattet, es wird nicht zugehört.

Damit gehen wertvolle Ressourcen verloren.

Motivierte Zusammenarbeit

ist ein Muss bei hybridem Arbeiten

Über eine adäquate Form der Zusammenarbeit in Meetings sprechen wir schon, seit es Meetings überhaupt gibt. Gerade heute, wo aufgrund der Herausforderungen des hybriden Arbeitens zusätzliche Be­las­tungen auf ein Minimum reduziert werden sollten, ist es wichtiger denn je, für eine motivierte Zusammenarbeit eine neue Kultur konsequent zu entwickeln und zu leben.

Die schlimmsten Meetingkiller

  • Personen, die nichts beitragen
  • Themen, die nicht interessieren
  • nicht vorhandene Vorbereitung
  • Zeitverschwendung
  • fehlende Verbindlichkeit
  • Überziehung des Zeitplans

Um diese Meetingkiller rückstandslos aus den Meetings zu entfernen, ist ein unternehmensweites Umdenken gefragt und Regeln, zu denen sich alle bekennen.

Wunsch nach Meetingkultur

die für alle verbindlich ist

Eine Studie des Elektronikdienstleisters Barco zeigt: 74 % der Angestellten in Europa wünschen sich klare Ziele für Meetings und dass Meetings beendet werden, wenn diese Ziele erreicht wurden. Gleichzeitig gaben 51 % der Teilnehmer an, dass sie regelmäßig nicht wissen, um was es in Besprechungen geht und was erreicht werden soll. In 55 % der Fälle werden Webkonferenzen auf eine Stunde terminiert, weil dies die Standard-Buchungszeit im jeweiligen Meeting-Buchungstool ist.

Die Studie von Barco zeigt deutlich den Wunsch unter Büroangestellten nach einer Neugestaltung von Meetings und Webkonferenzen, sowie der damit verbundenen technischen Möglichkeiten.

Fazit

Unternehmen sollten ihre Mitarbeitenden bessere Voraussetzungen für Webkonferenzen und Online-Meetings schaffen:

  • Bereitstellung moderner Technik
  • Neue Webkonferenz-Lösungen
  • Sinnvolle Kollaborations-Tools
  • Umdenken in der Online-Meetingkultur des Unternehmens
  • Gestaltungsspielraum für Mitarbeitende in Meetings

56 % der Meetingzeit unnütz

Meetings in Zahlen

Als unproduktiv empfundene Zeit

Besprechung irrelevanter Themen15%

15%

Small Talk13%

13%

Technik11%

11%

Warten auf Zuspätkommer11%

11%

Meetingerfolg überprüfen6%

6%

Als produktiv empfundene Zeit

Zielerreichung verfolgen31%

31%

Nächste Schritte besprechen13%

13%

8,25 Stunden Arbeitszeit verpuffen täglich

bei einem sechsköpfigen Team

Gehen wir von einer durchschnittlichen Webkonferenz-Dauer von 49 Minuten aus, ergeben sich 27,4 Minuten unproduktiver Zeit pro teilnehmendem Mitarbeiter. Rechnen wir ferner mit einer durch­schnitt­lichen Gruppengröße von 6 Personen und 3 Online-Meetings pro Tag, schauen wir auf knapp 8 1/4 Stunden Arbeitszeit, die nur für diese eine Gruppe pro Tag verloren geht.

ProzessKompass

Das Tool mit kostenlosen Worksheets für bessere Meetings

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Lernziel

Etablierung einer verbindlichen Meetingkultur (zielgerichteter, konsequenter, nachhaltiger, strukturierter, interaktiver, souveräner)

Zielgruppe

Alle Gastgebende, Moderator:innen, Teilnehmer:innen, die im Berufsalltag Meetingzeit oft als demotivierend und verschwenderisch wahrnehmen

Vorwissen

Die Basis-Funktionen des im Unternehmen genutzten Webkonferenzsystems sollten bekannt sein

Lernen Sie mich kennen

Vielleicht bei einer Tasse Tee oder Kaffee?

Wenn Sie die Zusammenarbeit in Ihrem Team über unsichtbare Grenzen hinweg neu denken wollen, dann lassen Sie uns miteinander ins Gespräch kommen.

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